Organizasyon ve Süreç Yapılandırma

Organizasyon, basit bir ifadeyle nasıl bir iş bölümü ile çalışılacağını gösterir. Süreçler ise hangi işlerin yapılması gerektiğini ve nasıl yapılması gerektiğini tanımlar. Dolayısıyla önce süreçler tanımlanır. Böylece hangi işlerin yapılacağı ve nasıl yapılması gerektiği ortaya çıkar. Aynı zamanda hangi işlerin yapılamayacağı ya da yapılmaması gerektiği de ortaya çıkar. Kısaca katma değer üretmeyen işler tespit edilmiş ve firmaya yük olmaktan kurtarılmış olur. Daha sonra organizasyon ile hangi işi hangi bölümün ve hangi pozisyonun yapacağı belirlenir.

Hedefleri belirli olan bir kurumun ilk yapacağı iş, bu hedeflere ulaşmayı sağlayacak işleri ortaya koymak ve bu işleri en etkili şekilde gerçekleştirmek üzere organize olmaktır. Başka bir ifade ile süreçler ve organizasyon, hedeflere uygun olmalıdır. Nasıl ki bir boksörün kol kasları, futbolcunun ise ayak kasları güçlü olmak zorunda ise, satış odaklı bir firmanın satış bölümü ve satış faaliyetleri, üretim odaklı bir firmanın da üretim bölümü ve üretim faaliyetleri gelişkin olmalıdır. Yine üst düzey bir müşteri kesimine hitap eden bir kurumun departmanları – süreçleri ve çalışan özellikleri ile fiyat odaklı alım yapan bir müşteri kesimine hitap eden bir kurumun yapılanması ve çalışan özellikleri elbette farklı olur. Maliyet odaklı bir organizasyon ile ürün çeşitliliğine odaklanan bir organizasyon, tabii ki farklı olmalıdır.

Organizasyon ve Süreçlerin Yapılandırılması kapsamında şunlar gerçekleştirilir :

Organizasyon ve Süreç Tasarımı

Görev Tanımlarının Oluşturulması

Süreç Tanımlarının Oluşturulması

Norm Kadro Tanımlarının Oluşturulması

Personel Yetkinlik Analizi

Personel Atama Planlarının Oluşturulması

Personel Eğitim ve Gelişim Planlarının Oluşturulması

Bu başlıklardan da anlaşılacağı üzere, organizasyon ve süreçlerin yapılandırılmasında en önemli unsur çalışanlardır. Her bir organizasyon birimi, farklı yeteneklere ihtiyaç duyar. Organizasyon çalışması, aynı zamanda çalışanların yeteneklerine uygun işlere yerleştirilmesini de amaçlar.

Kişilerin, birimlerin görev – yetki ve sorumluluk alanları netleştirilir.

İhtiyaca uygun özellikte ve sayıda personel istihdam edilmesini sağlanır.

Ve en önemlisi, zaman geçtikçe, yapılan işlerin özellikleri de değişir. Bunun paralelinde, bu işleri yapan insanlarda ortaya çıkan eğitim ve gelişim ihtiyaçları tespit edilip planlanır.